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« WeddingPlan » : l’outil de gestion pour Wedding-Planners dont vous ne pourrez plus vous passer

 Vous rêvez de devenir wedding-planner?
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méthode PENSE »

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J’ai voulu refaire une vidéo sur le logiciel WeddingPlan. La première remonte à il y a 5 ans je crois. Et depuis, Wébert qui a créé ce logiciel, a pas mal ajouté de nouvelles fonctionnalités pour répondre au plus près aux besoins des organisateurs d’évènements.

Alors, déjà la première chose qui m’a sautée aux yeux c’était l’aspect esthétique qui est agréable à regarder et il me semble que le site a donc été refondu depuis ma première vidéo. Ce n’est pas un détail, quand on travaille dans le mariage on est assez sensible à l’aspect esthétique.

Pour le reste, WeddingPlan propose un certains nombre de fonctionnalités qui vont vous rendre la vie plus facile pour organiser vos évènements.

Le Tableau de bord

Donc pour commencer, sur la page d’accueil de votre compte, vous êtes sur el tableau de bord qui vous permet de voir votre agenda et pour chaque jour la liste des tâches à effectuer. Ici c’est un compte démo et il y a une cinquantaines d’évènements enregistrés donc c’est normal s’il y a beaucoup de tâches pour chaque jour.

Si je clique sur un jour, je peux afficher toutes les tâches du jour. Pour chaque tâche je peux voir qui est censé effectuer cette tâche (l’organisateur, le marié, la mariée, le témoin…).

Les Evènements

Pour vous montrer la gestion d’un évènement, j’entre dans l’évènement « Camille et Julien ». Sur cette page, n’apparaissent donc que les éléments d’organisation qui concerne le mariage de Camille et Julien.

On va balayer les différents onglets de l’évènement. Tout d’abord on a l’onglet « Accueil » sur lequel on a une vision d’ensemble de ce mariage: le budget réel/prévisionnel, pourcentage de tâches réalisées, les invités, le planning d’organisation de l’évènement.

Dans l’onglet « Email », on retrouve tous les échanges par mail effectués avec le couple de mariés. Très intéressant: en connectant votre compte de messagerie, les emails que vous leur envoyez se retrouveront sur votre messagerie.

Dans l’onglet « Rétroplanning », on arrive dans le cœur de votre métier avec la liste des tâches à effectuer pour organiser l’évènement. Vous y indiquez les tâches, vous lui attribuez une catégorie, y mettez un commentaire, une date d’échéance, la personne en charge de cette tâche, si elle est cachée des mariés et si vous souhaitez une alerte automatique. Et vous pouvez même attribuer un code couleur pour chaque « acteur » de l’organisation (orange pour l’organisateur, rose pour la mariée etc)

Dans l’onglet « Budget », au début de l’organisation vous indiquez les différents postes de dépenses et le budget prévisionnel. Puis au fur et à mesure de l’évènement, vous y indiquez le budget réel. Le tableau vous calcule automatiquement la différence (négative ou positive). Vous y indiquez également les sommes réglées et le reste à payer.

Dans l’onglet « Prestataires », cela se passe en 3 temps: vous faites tout d’abord une pré-sélection des prestataires parmi votre catalogue. Je précise en effet qu’au préalable vous avez rempli votre catalogue de prestataires dans l’onglet « Prestataires » de votre barre latérale gauche, tout au long de votre activité. Dans un 2nd temps, vous proposez ces prestataires à vos mariés, qui vous indiquent leur choix, puis enfin apparaissent dans un 3ème onglet les prestataires finalement sélectionnés.

Dans l’onglet « Invités », vous avez accès à la gestion des invités. Les mariés renseignent sur leur interface la liste que vous voyez apparaître de votre côté: leur nom et prénom, homme/femme, s’ils sont invités pour le vin d’honneur/la réception/le brunch, testé PCR/vacciné, éventuellement le numéro de téléphone, si côté mariée ou marié. Vous pouvez aussi y indiquer les spécificités alimentaires: diabétique, halal, allergique, végétarien…

Dans l’onglet « Organisation », vous visualisez et/ou gérez les choix des mariés : les lieux, le plan de table, Menus/boissons, Playlist, Chambres, Moodboard…

Dans l’onglet « Jour J », vous créez la planning de la journée avec les horaires, les « acteurs » et vos annotations. Vous y avez également une liste des prestataires avec leurs numéros de téléphone pour les joindre le jour j si nécessaire.

Dans l’onglet « Interface mariés », vous gérez les comptes de vos mariés vous pouvez visualiser ce qu’ils voient. En effet, les mariés ont leurs propres accès sur les parties qui les concernent.

Mon Agence

Ici vous allez y renseigner dès le départ les données de votre entreprise, qui seront réutilisées dans vos devis, contrats… Vous y gérez également vos demandes prospects, vos modèles de contrats et votre signature numérique (quel gain de temps!). Vous y importez votre logo qui figurera notamment en haut de votre compte WeddingPlan.

Mes Prestataires

C’est ici que vous constituez votre catalogue de prestataires qui vous permettra ensuite de faire une pré-sélection et les proposer à vos mariés.

Devis et facturation

Ici vous poursuivez votre relation commerciale en gérant vos devis, Conditions générales de vente, vos tarifs…

Gestion de stocks

C’est un module qui permet de gérer vos stocks si vous proposez de la décoration de mariage à la vente ou à la location.

Configuration

Ici vous gérez vos modèles types de budget, de rétro-planning, de programme jour j, de questionnaires etc. L’intérêt est de gagner en temps et en efficacité. En créant 1 ou plusieurs modèles types, vous n’avez pas à les créer systématiquement depuis zéro.

1ère bonne nouvelle:  Vous avez 15 jours d’essai gratuit, profitez-en. Ça vous permet de vous familiariser avec le logiciel.

2ème bonne nouvelle : si après vous décidez de souscrire à un abonnement WeddingPlan, vous bénéficiez alors de 20% de réduction les 3 premiers mois avec le code promo WE453

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VIDÉO

"Comment devenir wedding planner même sans expérience avec la méthode PENSE ?"

#WEDDINGPRO

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Marion Maupin

Marion Maupin

Wedding Planner

Il y a quelques années j’étais comme vous, absolument débutante en wedding-planning. Et pourtant depuis 2012, ce sont des dizaines de couples qui m’ont fait confiance pour le plus beau jour de leur vie..

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