Idéalement, il est d’usage de prévoir un mariage un an à deux ans à l’avance. Mais, dans la pratique, en tant que wedding planner, vous pouvez être confronté(e) à des projets d’organisation sur des délais beaucoup plus courts.

Vous allez alors devoir réaliser un véritable tour de force pour tout prévoir et tout mettre en place, dans les règles de l’art, et ce, en un temps limité.

Heureusement, il existe des solutions, et notamment celle que nous allons développer ici, la réalisation d’un rétroplanning.

À quoi sert un rétroplanning ?

Le rétroplanning est un calendrier qui répertorie toutes les tâches préparatoires et nécessaires au montage d’un projet ou d’un événement.

Y figurent en détail, et pour chaque activité : la personne ou le prestataire qui en responsable et l’échéance.

Vous l’aurez donc compris, cet outil permet de s’obliger à fixer les dates auxquelles les différents process, activités et tâches du projet doivent être réalisés, de décider, et d’y noter « qui est en charge de quoi » dans un souci de pouvoir suivre et savoir à tout moment où l’on en est de l’avancement du projet.

Dans le cas qui nous intéresse, l’organisation d’un mariage, vous allez commencer à le mettre en place avec les futurs mariés, dès le premier rendez-vous de travail.

Il est important de noter que cet outil est aussi très utile pour ne rien oublier, en amont de l’établissement du devis. Face à vos clients, il a le pouvoir de rassurer sur votre sérieux. Et dans le cas de figure de l’organisation du plus beau jour de leur vie dans un délai très court, de leur montrer que vous avez pris toute la mesure de l’enjeu.

Les différentes étapes incontournables pour établir le rétroplanning

La première étape est de définir les différentes étapes et l’ensemble des tâches nécessaires à la réalisation du projet.

Placez ces dernières de manière chronologique en ne perdant pas de vue que certaines de celles-ci doivent être lancées très en amont, par exemple, le choix de la robe de la mariée, peut très bien intervenir après la sélection du traiteur, la publication des bans se fait en conformité avec la législation en vigueur (le mariage ne peut pas être célébré avant le 10^e jour qui suit la publication des bans), etc.

Ensuite, fixez, bien évidemment, les dates de ces différentes étapes.

Puis, réalisez un diagramme de Gantt qui est une représentation graphique de l’avancement du projet. En vertical, la liste des différentes tâches et le nom de la personne concernée par cette tâche, en horizontal, une ligne du temps, avec comme date butoir à droite la date du mariage. Sur une ligne de tâche, vous tirez une ligne de la date de début de la réalisation jusqu’à la date de finalisation.

Quelques conseils pour réaliser le rétroplanning efficace

L’important est toujours d’aller du global au précis pour l’élaborer. L’objectif principal est le mariage, ensuite vous allez le découper progressivement, en listant plus de détails.

Par exemple :

• Recueillir les envies des mariés : date à fixer pour chaque tâche
  • Réunir la famille, annoncer le mariage,
  • Quel style de mariage,
  • Le lieu de réception,
  • Mariage religieux ou civil et implications,
  • Les témoins

• Choix des prestataires. : date à fixer pour chaque tâche
  • Le photographe, l’animation,
  • Réserver le matériel de réception,
  • La salle, le repas,
  • La décoration,
  • Premier message à vos futurs invités

• Autres rendez-vous : date à fixer pour chaque tâche
  • Prendre contact avec la mairie,
  • Confirmer le traiteur,
  • Coiffure et maquillage,
  • Choix de la robe
  • Les alliances

• Les invitations. : date à fixer pour chaque tâche
  • Choisir ses faire-part (attention un délai de 2 mois est à prévoir pour une création personnalisée),
  • Quand les envoyer ?
  • Penser aux réponses,

• Les derniers détails : date à fixer pour chaque tâche
  • Dernier ajustement du plan de table,
  • Check-list des choses à ne pas oublier le jour J

Pour vous aider, nous vous conseillons d’utiliser Tom’splanner (très bon logiciel de planification) qui vous permettra de mettre tout cela en musique ! Rien de très compliqué. Et vous constaterez que réaliser un rétroplanning deviendra vite pour vous, une seconde nature.