« Wedding Plan » : le logiciel qui manquait aux wedding-planners

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Je suis très contente de vous présenter dans ce post, un tout nouveau logiciel spécifiquement pensé pour les wedding-planners, qui est en fait le seul à ma connaissance. Je suis super contente parce que je me souviens il y a 5 ans, lorsque j’ai commencé à organiser des mariages, je m’étais sérieusement penchée sur la question (en fait plusieurs questions) :

– Est-ce qu’il n’existerait pas un logiciel qui me permettrait de gérer plusieurs évènements en même temps, de façon à y voir plus clair et ne pas me perdre dans cet océan de choses à réaliser.

– Est-ce qu’il n’existerait pas un logiciel pour m’aider à gérer les achats de décoration parce que là c’est galère…

– Et je me disais aussi qu’un petit logiciel pour générer mes devis serait une bonne chose aussi.

J’avais exploré la piste des logiciels de gestion de projet, du type Project (Pack Office), ou Access pour la gestion des données, mais j’ai vite laissé tomber. J’ai simplement crée mes fiches de suivi sur Excel ou mes devis sur word, et m’en suis tout de même sortie. J’avoue, avant de me mettre sur Wedding Plan, j’avais un peu peur de me plonger dans les méandres d’un tout nouveau système.

De prime abord, j’ai surtout pensé au confort pour le wedding-planner que ce logiciel pouvait apporter. Mais dès que j’ai commencé à parcourir les fonctionnalités du logiciel, je me suis tout de suite rendue compte d’un truc : j’avais surtout pensé à l’intérêt du logiciel pour l’organisateur, mais je n’avais pas tout de suite pensé au côté hyper rassurant et sympa pour les clients d’avoir une interface à ce logiciel. Concrétiser l’organisation de leur mariage par cette interface leur donne au moins la sensation que leur mariage est sous contrôle, que les choses avancent concrètement.

C’est vrai, organiser un mariage, c’est beaucoup de choses à faire, une multitude de tâches à réaliser mais comme ça reste abstrait, les gens ne perçoivent pas bien l’étendue. Au moins, avec ce logiciel, tout devient réel: «  nous avons une wedding-planner et grâce à ce logiciel, on peut voir que l’organisation de notre mariage avance petit à petit. »

J’imagine déjà la mariée comme une petite folle devant son logiciel, à alimenter son moodboard (Pinterest est intégré au logiciel, ça c’est pratique !), à faire ses plans de table, ses plans de chambre (oui oui !), à faire ses playlists (ils ont intégré Deezer pour faire la recherche directement dans le logiciel et intégrer les musiques en un clic !)… Je me suis mise dans la peau d’une future mariée, et très sincèrement, l’interface client est simple, intuitive, rapide à prendre en main.

En dehors de l’interface w-p, mariés, il y a aussi l’interface prestataires et l’interface invités.

Pour ce qui est du wedding-planner, je vais rentrer plus dans le détail. Le logiciel vous permet de gérer 4 grands pans votre activité, à savoir : l’organisation, la communication, le commercial, la gestion des stocks.

Avant de balayer ces différents pans, vous avez le Tableau de bord :

Sur votre tableau de bord, vous avez accès aux onglets des tableaux de bord de chacun de vos couples et le rétroplanning de l’ensemble des mariages.

Sur le tableau de bord du couple, apparaît en un coup d’œil un résumé des informations essentielles concernant le mariage du couple en question. De cette interface, vous pouvez créer un site web pour vos mariés, organiser le jour j : le planning des mariés, votre planning à vous et noter dans un pense-bête toutes les choses à effectuer.

Organisation de mariages :

– Prestataires : créez votre base de prestataires puis sélectionnez ceux que vous voulez proposer à un couple en particulier. Vous les sélectionnez et vous leur envoyez. Les mariés reçoivent un sms ou un e-mail leur indiquant. Ont un bouton « accepter » ou « rencontrer » et « en cours de réflexion ».  Après acceptation, w-p fixe les rdv. Après rdv, le client sélectionne le/les prestataires choisis.

– Créer un devis à partir d’un budget. Ça c’est pour celles qui avancent les dépenses des mariés.

– Gérer le budget des mariés : vous estimez d’abord un budget prévisionnel à partir de votre « Liste de budget configurée », ensuite au fur et à mesure des dépenses, vous indiquez les dates d’échéance des différents paiements à effectuer (un e-mail vous est envoyé), vous renseignez les acomptes versés au fur et à mesure…

– Liste de budget configurée : gérer le budget prévisionnel à partir de votre liste des prix connus.

– Liste de dépense configurée : gérer les dépenses réelles.

– Charger tout document que vous souhaitez porter à la connaissance de vos mariés, par exemple, vos CGV.

– Créer des questionnaires types, par exemple celui qui vous servira à connaître les attentes de vos mariés pour leur cérémonie, ou pour leur décoration.

– créer un Moodboard pour chaque couple. Dès que vous créer un Moodboard pour un couple, Ça crée une conversation, le but est de discuter sur le moodboard.

Communication : questionnaires, capture d’e-mails, contacter les prospects par mail

Devis/facturation : exit les soucis de mise en page, le paragraphe à cheval sur deux pages… Là, vous vous concentrez uniquement sur le contenu et en quelques clics c’est fait. Vous rédigez votre description de prestation. Toutes les mentions obligatoires sont prévues quel que soit votre statut. D’ailleurs à la création, vous renseignez des informations liées à votre statut pour que le logiciel se mette en phase avec, pour la TVA notamment. On peut personnaliser les devis/facture (logo agence).

Stock/catalogue : personnellement, je ne vends pas d’éléments de décoration en ligne. Je fais une estimation de la demande puis j’en fait un devis. Je n’ai d’ailleurs pas de stock, je n’achète que sur demande. Donc, ce module me concerne moins mais peut vous être utile si vous vous trouvez dans ce cas de figure.

J’ai peut-être oublié de citer quelqu’autres fonctionnalités, mais j’ai tenté d’être complète et synthétique pour vous brosser le portrait le plus complet du logiciel.

Mon avis sur le logiciel :

+ : J’ai abordé le logiciel en me demandant s’il répondait à tous mes besoins, et c’est le cas. Rien n’est oublié. Si vous demandez à Webert de WeddingPlan « est-ce qu’il a… ? », il vous répondra à coup sûr « oui, il l’a ». Ce que je vous ai exposé dans cette vidéo n’est absolument pas exhaustif. Je voulais vous montrer en résumé que l’on pouvait tout faire avec Weddingplan. Il y a beaucoup d’autres fonctionnalités.

– : On peut accéder aux différents onglets par différents moyens (le menu, ou le tableau de bord, ou parfois au sein même d’un onglet), ce qui a été fait certainement pour permettre un accès rapide aux différentes « feuilles de suivi ». L’inconvénient peut-être s’il y en avait un qu’on a l’impression d’avoir peut-être oublié d’exploiter une possibilité du logiciel, du fait du nombre important de boutons ou d’onglets. Ce n’est pas un problème en soi. Il suffit d’y passer un peu plus de temps que je ne l’ai fait, de l’utiliser plus longtemps, pour que des automatismes se mettent en place.

Conclusion : Un très bon logiciel qui répond aux besoins du wedding-planner, tout en étant facile d’utilisation, et c’est ce qu’on recherche dans un logiciel.

Ludivine & Webert, de WeddingPlan vous offrent 15 jours d’essai gratuit, profitez-en. Ça vous permet de vous familiariser avec le logiciel.

2ème bonne nouvelle : en ayant fait l’essai de 15 jours via le lien affilié ci-dessous, si après vous décidez de souscrire à un abonnement Wedding Plan, vous bénéficiez alors  d’un mois gratuit et ça c’est uniquement dans le cadre d’un partenariat entre mon blog et weddingplan.

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2 Commentaires

  • Bonjour,

    Je souhaite me lancer dans l’aventure d’auto-entrepreneuse en décoration de mariage. J’ai des idées de comment faire marcher ma société, quoi proposer à la clientèle, mais je ne sais pas par quel bout commencer?
    Avez vous quelques conseils?

    merci

    • Bonjour Shauna,

      Dans un premier temps, si ce n’est déjà fait, téléchargez l’e-book qui vous donnera des étapes dans les grandes lignes.
      Quel concept voulez-vous développer? Est-ce un commerce de décoration? Ou être prestataire pour effectuer la décoration d’un mariage? Précisez votre projet dans un premier temps.
      Puis faites votre étude de marché des concurrents déjà existants sur votre secteur. Ceci vous aidera à affiner votre projet, par rapport aux prestations à proposer et aussi aux prix pratiqués.

      Très bon courage à vous,

      Marion

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