Comment prévenir et se protéger face à une annulation ?

L’annulation d’un mariage pour un wedding planner, comme l’annulation d’une commande importante pour tout entrepreneur, peut avoir de graves conséquences. Des conséquences financières, bien sûr, mais aussi beaucoup de temps perdu, voire la possible remise en cause de l’activité même de l’entreprise.

Il existe pourtant des moyens de s’en protéger. Le plus incontournable est la signature, par les futurs époux de vos conditions générales de vente qui accompagneront le devis que vous leur ferez valider et signer avant le début de votre collaboration.

La rédaction de ces conditions générales de vente, dès le début de votre activité, tout comme la lecture et l’interprétation de celles des différents intervenants qui travailleront avec vous est donc un impératif.

Conditions générales de vente (CGV) : Prévenir une annulation

Les conditions générales de vente sont obligatoires, elles encadrent les relations commerciales avec les consommateurs. C’est un document juridique qu’il faut rédiger avec application. Recourir à l’aide d’un professionnel est un gage de sécurité pour vous comme pour vos clients. Pour les relations avec des clients particuliers, ce qui est le cas de votre activité, les CGV sont soumises au Code de la Consommation. Comme votre activité comprend essentiellement de la vente de services, il faudra être attentif aux particularités « métier ».

Quelles sont les principales clauses figurant dans les CGV ?

Les premières informations qui doivent figurer en préambule de ce document sont votre raison sociale, votre adresse, votre numéro de SIRET, etc.

Ensuite, vous devez, avant d’entrer dans les détails du type et des limites de vos prestations, préciser les conditions d’application de ces CGV. C’est-à-dire le fait que celles-ci s’appliquent, d’office, dès acceptation du devis. Dans la pratique, il est important et conseillé de faire signer vos CGV en même temps que le devis.

Vous ferez référence au devis, au prix, aux conditions de règlement, aux conditions d’annulation et aux conditions de rétractation. Sur ce dernier point, c’est la loi sur le démarchage à domicile qui s’applique à votre activité, et avec elle le droit pour vos clients de se rétracter pendant 14 jours après la signature du devis.

Attention, par contre, pour les contrats entre vous et vos prestataires, ce droit de rétractation ne s’applique pas car vous êtes une entreprise et non un particulier.

Vous l’aurez compris, ce document est la base même de votre activité. C’est lui qui vous permet de limiter les conséquences financières qui pourraient résulter de la décision de vos clients d’annuler le contrat qu’ils ont passé avec vous pour organiser leur mariage. C’est dans ce contrat que sera signifié que les 30 % d’acompte à la commande, par exemple, resteront acquis si leur décision d’annulation se situe en dehors du délai de rétractation.

C’est aussi dans ce document que vous les alerterez aussi sur les limites de responsabilités. Nous parlons d’annulation, mais la casse du matériel de l’un de vos prestataires vous sera facturée, il est donc important de les informer que ce prix leur sera également facturé.

Que peuvent faire pour vous les compagnies d’assurances ?

Difficile de répondre pour un wedding planner, car le statut des personnes ayant comme activité l’organisation de mariages est souvent celui d’autoentrepreneur. Et il ne vous positionne pas au même rang que les autres types de sociétés qui peuvent souscrire certaines polices d’assurance qui garantissent les risques d’exploitation. C’est plus complexe pour un autoentrepreneur. Rapprochez-vous de votre assureur pour obtenir des renseignements fiables.

Pour vos clients, c’est votre rôle de leur conseiller de se rapprocher de leur assureur, car certains proposent des contrats adaptés sur le modèle des contrats assurant les projets de voyage, par exemple.

Que retenir ?

Vous l’aurez compris, des conditions générales de ventes, bien rédigées et bien expliquées, sont le meilleur moyen de mettre tout sur la table avant de commencer le projet et d’en assurer, ainsi, la réalisation dans les meilleures conditions. C’est aussi un gage de sérieux, car finalement, vos clients auront sans doute des questions. Y répondre sera alors, aussi l’opportunité pour vous de leur préciser les conséquences de tel ou tel choix pour eux et pour vous. Tout peut arriver dans la vie, l’annulation ou le report du mariage en fait partie. Prévoir ces aléas, contractuellement ou via une assurance, entre dans le champ de vos responsabilités de chef d’entreprise.

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