Comment organiser un mariage: la méthode

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Bonjour à tous, aujourd’hui je vais parler de la méthode pour organiser un mariage. Même si vous n’avez décroché qu’un seul mariage pour le moment, et même si c’est celui de votre cousine, et même si ce mariage vous rapporte pas un rond, les méthodes d’organisation que je vais développer dans ce podcast vont vous être très utiles. Et à toutes celles qui n’auraient pas encore de mariages à organiser, avoir une idée des étapes nécessaires pour organiser un mariage, ça va vous être très utile aussi. Parce qu’en rendez-vous prospect, à un moment ou à un autre, il faudra bien que vous expliquiez aux futurs mariés comment vous procédez, dans quel ordre vous faites les choses, qu’ils comprennent comment vous travaillez.

Une fois que vous avez signé un contrat, il va falloir que vous prépariez trois documents : le cahier des charges, un calendrier des actions pour les mois à venir, et un budget prévisionnel.

Ce seront vos outils de suivi. Tout au long de l’année, vous vous appuierez dessus, vous les ferez évoluer.

Le cahier des charges c’est simplement mettre par écrit tous les désidératas de vos mariés. Et l’écrire ça leur permet de voir que vous avez bien compris leurs attentes, et ça vous sert en même temps de mémo pour la suite.

Le calendrier des actions, ça permet aux mariés de savoir à quel rythme vous allez avancer. On est tous pareils, quand on est dans le flou, c’est pas rassurant. Vos mariés ils veulent être rassurés, il faut toujours que vous ayez ça en tête. Toujours penser « feedback » : à chaque fois que vous faites un point avec eux, terminez en annonçant quelle sera la prochaine étape. S’ils ont eu un calendrier de ce qui va se passer, vous allez aussi vous épargner des relances vous demandant où vous en êtes… Et ce serait normal qu’ils vous le demandent parce qu’après tout, ce sont vos clients, donc vous avez une obligation de reporting auprès d’eux.

Et puis ensuite, on a le budget prévisionnel, à établir dans les grandes lignes suivant les attentes que les mariés vous ont exposées dans le cahier des charges. Ce budget leur permet de savoir à l’avance dans quelle direction ils vont. Encore une fois, ça les rassure, et dans votre rôle, c’est une obligation sinon un organisateur qui suivrait pas du tout un budget ça paraîtrait absolument absurde.

 

Ensuite, vous allez commencer à rechercher vos prestataires. Qui et dans quel ordre ? Normalement, vous aurez déjà répondu à cette question au moment où vous avez dû faire le calendrier des actions.

Vous allez répartir la charge de travail sur les prochains mois à venir, en prévoyant d’avoir trouvé et réservé tous les prestataires, disons 6 mois avant le mariage. ça c’est quand les mariés ont fait appel à vous largement à l’avance, c’est-à-dire 1 an et demi avant. Pourquoi 6 mois avant? Parce que les 6 derniers mois, il faut les consacrer aux essayages des tenues, aux essais coiffure et maquillage, au choix et commande des faire-part, à la dégustation des plats et vins… Donc 6 mois avant le mariage, les mariés peuvent être sereins, ils ont tous leurs prestataires, après ce qui reste à faire c’est simplement des choix à faire sur la prestation en elle-même.

Vous allez d’abord rechercher ce qui est le plus urgent, à savoir la salle de réception ou le lieu s’il est à créer, en fonction des attentes des mariés décrites au cahier des charges. Et en même temps, vous allez fixer le timing de la journée : c’est-à-dire quels horaires prévoir pour la mairie, le lieu de culte ou de cérémonie laïque, le vin d’honneur, le cocktail et le repas. Les horaires des moments clés de la journée.

Après la salle de réception, vous allez rechercher le traiteur et les métiers de bouche en général, comme le pâtissier, ou le caviste. Quand je dis rechercher, c’est rechercher, tester, enquêter, visiter sélectionner puis soumettre aux mariés et enfin ils choisissent.

Ensuite, vous allez rechercher tout ce qui est matériel de location, auprès des différents loueurs. Et enfin, vous terminerez par tous les autres prestataires, comme le photographe, le DJ, la voiture, le coiffeur, le maquilleur…

C’est important d’avoir de la méthode, de faire les choses grosso modo dans cet ordre là. Après, à chaque mariage, il y a quelques petites variantes parce que chaque situation est unique et il faut aussi prendre en compte les spécificités de chaque couple. Voilà, mais il faut l’organiser dans l’ordre et progressivement. La recherche de prestataires se fera sur plusieurs mois parce que, étant donné que vous aurez plusieurs mariages, il faudra que vous avanciez sur tous les mariages en même temps, donc ce serait pas judicieux de vouloir trouver tous les prestataires d’un mariage en 1 mois, puis de passer au mariage suivant. Ça ne sert à rien de chercher un dj 1 an et demi avant. Il vaut mieux vous occuper de rechercher la salle et le traiteur de vos autres mariés, c’est plus urgent. Parce que les lieux de réception notamment commencent à être réservés 1 an et demi avant, donc plus vous tardez, moins vos mariés auront de choix.

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4 Commentaires

  • C’est un super article. Je reve de devenir wedding planner et j’adore vos methode, c’est pour cela que je vais m’inscire en debut d’annee a votre formation sur 6mois. Merci pour votre aide

  • Merci Marion j’apprécie beaucoup votre façon de faire vous êtes méthodique et organisée vous ne laissez rien au hasard même avec les spécificités de chaque mariage …j’adore aider et rendre les gens joyeux et j’adore ce que vous faites mais sauf que peut être c’est très stressant de peur de ne pas être à la hauteur des attentes des clients. C’est un métier qui fait appel à plusieurs prestataires comment arriver à connaître tous les meilleurs prestataires…Déco,…..amuses bouches.je vais marier ma fille et beaucoup de prestations que nous avons prévues ne nous plaisent pas suffisamment sans citer les coûts un peu exorbitants…A très bientôt Marion.

    • Bonjour Sabah,
      Oui, bien sûr, la responsabilité dont on la charge peut générer du stress. Après, l’expérience permet d’être moins stressée, car on sait comment les choses se passent, et ce à quoi il faut être attentive.
      Marion

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